На мой взгляд, уже само словосочетание «тайм-менеджмент» наводит ужас. Трудно выговорить, а использовать, кажется, и того сложнее. На самом деле все не так страшно. Пользоваться несложно, если понимать, зачем это вам и какие инструменты есть для облегчения жизни. Если вы понимаете, что ничего не успеваете, значит, пришло время прочитать статью про принципы управления временем. А потом попробовать внедрить их в свой график.
Содержание
Что такое тайм-менеджмент
Если переводить дословно с английского, то time — время, management — управление. Вот и получается, что тайм-менеджмент — это управление временем, его организация.
Весьма востребованная технология, потому что жизнь ускорила темп. Хочется больше узнать, успеть, попробовать в разных областях жизни. Но при этом не забывать про свою единственную и неповторимую жизнь.
Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента
Модные нынче слова «продуктивность и эффективность» вы наверняка слышали. Первое — это про результаты, про достижение целей, второе — про качество этих результатов.
Но достижения и результаты не возникают внезапно, как джин из бутылки. Под ними — крепкий фундамент из отдыха, мотивации, приоритетов и дисциплины.
Например, есть у вас свой онлайн-проект. В нем куча задач, операционка: работа с контентом, встречи с партнерами, выступления на конференциях. Есть стратегические задачи: придумать новые форматы для своих продуктов, решить, в какую сторону дальше развиваться. И если вы не определитесь с важностью и первоочередностью задач, не выстроите свою систему управления временем, рутина проглотит проект. И не спасет никакая мотивация.
Основные принципы тайм-менеджмента
Принципов управления временем не очень-то и много на самом деле. Например, Глеб Архангельский, основатель российского ТМ-движения, в своей книге «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» выделил универсальные шаги по созданию личной системы:
- Отдых — это первое, на что надо выделять время. Не стесняйтесь вносить отдых в план дня как рабочую задачу. Умственная работа съедает ресурсов не меньше, чем физическая. Хороший работник — отдохнувший работник.
- Мотивация по Архангельскому — это работа со «слонами и лягушками». То есть, с неприятными, крупными задачами, которые выполнять надо, но подступиться к ним трудно. Они убивают любую мотивацию еще на взлете, вызывают стресс и съедают время. Глеб предлагает «слонов резать на кусочки», то есть делить на мелкие шаги, а лягушек «съедать по одной в день». Такие инструменты помогают сокращать время «на настройку» сложных задач.
- Целеполагание — связано с мотивацией. И как в известном фильме: «Вижу цель — не вижу препятствий». И если цель зажигающая, то «лягушек и слонов» прожевывать легче, во всяком случае понятно, ради чего это делать.
- Рабочий день — тут все просто: есть задачи, привязанные ко времени, а есть не привязанные. К «жестким» задачам добавляйте «воздуха», то есть дополнительное время для маневра. Если все пойдет хорошо, то вы найдете, чем заполнить этот «воздух». Например, сделаете деловой звонок или прочтете статью в профессиональном журнале. А вот если случится форс-мажор… Представьте, у вас выступление на онлайн-конференции в 14:00. И вы включаетесь ровно в 14:00, а тут бац! камера отказала или звук пропал. Хотя вчера все проверяли и было о’кей. А вот если бы зашли в вебинарную комнату пораньше на 5–10 минут, проверили бы камеру и звук, то, обнаружив косяк, можно было бы быстро сориентироваться, что делать дальше.
- Планирование — Архангельский предлагает планировать по принципу день-неделя-год. Но я знаю, что на год планировать сложно, особенно если проект небольшой, особенно, если в начале пути. Поэтому начните с того, что вам по силам. День спланировать — точно сможете. Дела, привязанные к дате и времени, сможете внести в недельное расписание. А вот с появлением опыта и год сможете, и три, и пять.
- Приоритеты. Вот то, что вы делаете, то и важно. Не то, что планируете делать, а то, что делаете. Вспомните, что вы делали в последнее время для своего проекта. Писали статьи и посты, делегировали задачи, придумывали новый продукт? Важное всегда будет в приоритете. А если вы запланировали выйти в эфир в Instagram, а сами застряли в новостной ленте, то вот вам и вывод, что важнее.
- Поглотители времени. Это еще одна штука, которую надо проанализировать, чтобы успешно управлять своим временем. Как раз пресловутая лента Instagram, в которой вы увязли вместо прямого эфира, типичный поглотитель и есть. Чтобы нейтрализовать таких воришек продуктивности, люди изощряются кто как может. Например, используют приложения вроде «вырасти дерево». Пока человек сфокусирован на работе — дерево растет, как только отвлекся — дерево погибает. Кто-то отключает интернет, если есть возможность, кто-то отключает уведомления и переворачивает телефон экраном вниз. Найдите свой способ отловить и обезвредить хронофагов (поглотителей времени).
- Информация. Сделайте себе удобно, как говорится. Онлайн-работа — это во многом работа с информацией. Придумайте себе удобную систему хранения и доступа к ней. Trello, Evernote, Google-документы, облачные сервисы, которые синхронизируются с телефоном и компьютером, и так далее.
Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов
Я расскажу, какие правила вывела для себя, работая в нескольких проектах.
- Я давно веду хронометраж работ и знаю, сколько по времени занимают типичные задачи: написать пост, статью или ответить на комментарии. Это помогает мне понять, сколько времени уйдет на написание контента для проектов и работу с аудиторией. Приложения для хронометража: «Хронометраж» — русскоязычное, Toggle — англоязычное.
- Веду план недели в Google-документах. Задачи отмечаю цветом: синим — привязанные ко времени, желтым — рабочие, фиолетовым — обучение и так далее. Идею такого планирования и цветовой дифференциации подсмотрела у автора международного проекта «ЯБренд: от слов к делу» Калины Яркиной.
- Все, что можно запланировать заранее, — планирую. В ВКонтакте, в группах Facebook есть функция отложенного постинга. Для планирования в Instagram использую либо Creator Studio от Facebook, либо SMMplanner.
- Все, что нельзя запланировать, но привязано ко времени — например, в чат курса WhatsApp надо написать сообщение с напоминанием за час до вебинара, — ставлю будильник на телефоне и напоминание в Google-календаре. Когда как удобнее.
- По части отдыха — самый сложный момент. Стараюсь не работать в выходные, гулять каждый день. Хотя бы до гастронома и обратно. И для себя и для хозяйства полезно.
- В первую очередь делаю задачи, привязанные ко времени. Вот запланирован у меня заранее пост в «Маркетинге с азов» на 11:00 мск, значит, в 11:00 мск я у монитора, потому что участники группы приходят комментировать.
Как говорит Наталья Одегова, руководитель и основатель тренинг-центра 1day1step: «Если вы все успеваете, значит, у вас просто маленькое “все”». Так вот, если у вас достаточно велико ваше «все», управление временем — лучший друг. «Все» вы навряд ли когда успеете сделать, но, организовав время эффективно, точно успеете выполнить многое из задуманного.
Бонус от редакции: книги и видео, которые помогут вам прокачать ваш тайм-менеджмент и повысят продуктивность
Книги
- «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен. Из книги вы узнаете, почему вам постоянно не хватает времени, какие привычки мешают быть продуктивным и почему важно составлять списки задач. А также получите несколько рекомендаций по планированию.
- «Джедайские техники», Максим Дорофеев. В книге собраны работающие приемы, которые помогут вам правильно расставлять приоритеты, не отвлекаться на пустяки и заставить список задач работать на вас.
- «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль», Дэн Кеннеди. Вы узнаете, какие бывают пожиратели времени и как от них избавиться. Осторожно, некоторые методы очень радикальны.
- «Мне некогда! В поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота», Бриджид Шульте. Автор провела журналистское исследование, целью которого было разобраться с причиной нашей сверхзанятости и безумного ритма жизни. Она посетила разные рабочие места, побывала в разных семьях и опросила людей из разных поколений, побеседовала с неврологами и социологами, чтобы показать, как бездарно мы тратим самый ценный ресурс — время.
- «Миф о многозадачности: к чему приводит стремление успевать все», Дейв Креншоу. Вы узнаете, как многозадачность снижает эффективность работы, портит отношения с коллегами и близкими людьми. Получите практические советы и методики, которые помогут вам сосредоточивать свое внимание на текущей задаче или на собеседнике.
- «Мой продуктивный год», Крис Бели. Автор книги провел эксперимент длиною в год, во время которого проверил на себе все известные методики эффективности и приемы повышения продуктивности. Он работал по 90 часов в неделю, каждый день медитировал по 30 минут, месяц пил только воду, пользовался смартфоном не больше часа в день и пытался жить в полной изоляции. В результате он отобрал 25 способов повышения продуктивности, которые помогли ему самому.
- «Как работать 4 часа в неделю», Тимоти Феррис. Автор рассказывает, как отказаться от «синдрома отложенной жизни» и научиться жить здесь и сейчас, управляя временем на свое усмотрение.
Видео
Брайан Трейси, мировой эксперт в области психологии успеха, говорит о привычках успешных людей и дает приемы, которые помогут внедрить их в свою жизнь, повысить продуктивность и добиваться высоких целей.
Ведущая YouTube-канала и подкастов «Лайхакера» Ирина Рогава рассказывает, как Илону Маску удается быть продуктивным и оставаться в ресурсе. Из видео вы узнаете, почему Илон не завтракает, не любит сложные коммуникации и уходит с совещаний.
Серийный предприниматель, сооснователь проектов KupiVIP.ru, Carprice и CarFix Оскар Хартманн делится советами, как победить сомнения и страх и успевать больше.
А из следующих видео видео вы узнаете, что происходит, когда мы работаем в состоянии потока и что сделать, чтобы создать то самое состояние.
О том, как же организовать свою работу, упорядочить задачи и успевать важное, мы писали в статье «Как организовать работу онлайн-школы с помощью Trello».
Как успеть все и оставить время для себя. 5 курсов тайм-менеджмента, список книг и приложений для контроля задач
15 программ и сервисов для создания красивых презентаций
Улыбаться, хмуриться и пережить зомби-апокалипсис: как учителю организовать дистанционное обучение и не сойти при этом с ума
3 бюджетных способа сбора аудитории для курса, если у вас нет денег на рекламу
Краудфандинг: как запустить онлайн-школу и не погрязнуть в кредитах
Сторителлинг: как писать цепляющие истории
