На мой взгляд, уже само словосочетание «тайм-менеджмент» наводит ужас. Трудно выговорить, а использовать, кажется, и того сложнее. На самом деле все не так страшно. Пользоваться несложно, если понимать, зачем это вам и какие инструменты есть для облегчения жизни. Если вы понимаете, что ничего не успеваете, значит, пришло время прочитать статью про принципы управления временем. А потом попробовать внедрить их в свой график.

Содержание

Что такое тайм-менеджмент

Если переводить дословно с английского, то time — время, management — управление. Вот и получается, что тайм-менеджмент — это управление временем, его организация. 

Весьма востребованная технология, потому что жизнь ускорила темп. Хочется больше узнать, успеть, попробовать в разных областях жизни. Но при этом не забывать про свою единственную и неповторимую жизнь. 

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента

Модные нынче слова «продуктивность и эффективность» вы наверняка слышали. Первое — это про результаты, про достижение целей, второе — про качество этих результатов. 

Но достижения и результаты не возникают внезапно, как джин из бутылки. Под ними — крепкий фундамент из отдыха, мотивации, приоритетов и дисциплины.

Например, есть у вас свой онлайн-проект. В нем куча задач, операционка: работа с контентом, встречи с партнерами, выступления на конференциях. Есть стратегические задачи: придумать новые форматы для своих продуктов, решить, в какую сторону дальше развиваться. И если вы не определитесь с важностью и первоочередностью задач, не выстроите свою систему управления временем, рутина проглотит проект. И не спасет никакая мотивация.

Основные принципы тайм-менеджмента

Принципов управления временем не очень-то и много на самом деле. Например, Глеб Архангельский, основатель российского ТМ-движения, в своей книге «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» выделил универсальные шаги по созданию личной системы:

  • Отдых — это первое, на что надо выделять время. Не стесняйтесь вносить отдых в план дня как рабочую задачу. Умственная работа съедает ресурсов не меньше, чем физическая. Хороший работник — отдохнувший работник. 
  • Мотивация по Архангельскому — это работа со «слонами и лягушками». То есть, с неприятными, крупными задачами, которые выполнять надо, но подступиться к ним трудно. Они убивают любую мотивацию еще на взлете и съедают время. Глеб предлагает «слонов резать на кусочки», то есть делить на мелкие шаги, а лягушек «съедать по одной в день». Такие инструменты помогают сокращать время «на настройку» сложных задач. 
  • Целеполагание — связано с мотивацией. И как в известном фильме: «Вижу цель — не вижу препятствий». И если цель зажигающая, то «лягушек и слонов» прожевывать легче, во всяком случае понятно, ради чего это делать.
  • Рабочий день — тут все просто: есть задачи, привязанные ко времени, а есть не привязанные. К «жестким» задачам добавляйте «воздуха», то есть дополнительное время для маневра. Если все пойдет хорошо, то вы найдете, чем заполнить этот «воздух». Например, сделаете деловой звонок или прочтете статью в профессиональном журнале. А вот если случится форс-мажор… Представьте, у вас выступление на онлайн-конференции в 14:00. И вы включаетесь ровно в 14:00, а тут бац! камера отказала или звук пропал. Хотя вчера все проверяли и было о’кей. А вот если бы зашли в вебинарную комнату пораньше на 5–10 минут, проверили бы камеру и звук, то, обнаружив косяк, можно было бы быстро сориентироваться, что делать дальше.

  • Планирование — Архангельский предлагает планировать по принципу день-неделя-год. Но я знаю, что на год планировать сложно, особенно если проект небольшой, особенно, если в начале пути. Поэтому начните с того, что вам по силам. День спланировать — точно сможете. Дела, привязанные к дате и времени, сможете внести в недельное расписание. А вот с появлением опыта и год сможете, и три, и пять.
  • Приоритеты. Вот то, что вы делаете, то и важно. Не то, что планируете делать, а то, что делаете. Вспомните, что вы делали в последнее время для своего проекта. Писали статьи и посты, делегировали задачи, придумывали новый продукт? Важное всегда будет в приоритете. А если вы запланировали выйти в эфир в Instagram, а сами застряли в новостной ленте, то вот вам и вывод, что важнее.
  • Поглотители времени. Это еще одна штука, которую надо проанализировать, чтобы успешно управлять своим временем. Как раз пресловутая лента  Instagram, в которой вы увязли вместо прямого эфира, типичный поглотитель и есть. Чтобы нейтрализовать таких воришек продуктивности, люди изощряются кто как может. Например, используют приложения вроде «вырасти дерево». Пока человек сфокусирован на работе — дерево растет, как только отвлекся — дерево погибает. Кто-то отключает интернет, если есть возможность, кто-то отключает уведомления и переворачивает телефон экраном вниз. Найдите свой способ отловить и обезвредить хронофагов (поглотителей времени).
  • Информация. Сделайте себе удобно, как говорится. Онлайн-работа — это во многом работа с информацией. Придумайте себе удобную систему хранения и доступа к ней. Trello, Evernote, Google-документы, облачные сервисы, которые синхронизируются с телефоном и компьютером, и так далее.

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Я расскажу, какие правила вывела для себя, работая в нескольких проектах.

  • Я давно веду хронометраж работ и знаю, сколько по времени занимают типичные задачи: написать пост, статью или ответить на комментарии. Это помогает мне понять, сколько времени уйдет на написание контента для проектов и работу с аудиторией. Приложения для хронометража: «Хронометраж» — русскоязычное, Toggle — англоязычное.
Приложение Toggle
  • Веду план недели в Google-документах. Задачи отмечаю цветом: синим — привязанные ко времени, желтым — рабочие, фиолетовым — обучение и так далее. Идею такого планирования и цветовой дифференциации подсмотрела у автора международного проекта «ЯБренд: от слов к делу» Калины Яркиной.

  • Все, что можно запланировать заранее, — планирую. В ВКонтакте, в группах Facebook есть функция отложенного постинга. Для планирования в Instagram использую либо Creator Studio от Facebook, либо SMMplanner.
  • Все, что нельзя запланировать, но привязано ко времени — например, в чат курса WhatsApp надо написать сообщение с напоминанием за час до вебинара, — ставлю будильник на телефоне и напоминание в Google-календаре. Когда как удобнее.
  • По части отдыха — самый сложный момент. Стараюсь не работать в выходные, гулять каждый день. Хотя бы до гастронома и обратно. И для себя и для хозяйства полезно.
  • В первую очередь делаю задачи, привязанные ко времени. Вот запланирован у меня заранее пост в «Маркетинге с азов» на 11:00 мск, значит, в 11:00 мск я у монитора, потому что участники группы приходят комментировать.

Как говорит Наталья Одегова, руководитель и основатель тренинг-центра 1day1step: «Если вы все успеваете, значит, у вас просто маленькое “все”». Так вот, если у вас достаточно велико ваше «все», управление временем — лучший друг. «Все» вы навряд ли когда успеете сделать, но, организовав время эффективно, точно успеете выполнить многое из задуманного.

Бонус от редакции: книги и видео, которые помогут вам прокачать ваш тайм-менеджмент и повысят продуктивность

Книги

  • «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен. Из книги вы узнаете, почему вам постоянно не хватает времени, какие привычки мешают быть продуктивным и почему важно составлять списки задач. А также получите несколько рекомендаций по планированию.
  • «Джедайские техники», Максим Дорофеев. В книге собраны работающие приемы, которые помогут вам правильно расставлять приоритеты, не отвлекаться на пустяки и заставить список задач работать на вас.
  • «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль», Дэн Кеннеди. Вы узнаете, какие бывают пожиратели времени и как от них избавиться. Осторожно, некоторые методы очень радикальны.
  • «Мне некогда! В поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота», Бриджид Шульте. Автор провела журналистское исследование, целью которого было разобраться с причиной нашей сверхзанятости и безумного ритма жизни. Она посетила разные рабочие места, побывала в разных семьях и опросила людей из разных поколений, побеседовала с неврологами и социологами, чтобы показать, как бездарно мы тратим самый ценный ресурс — время.
  • «Миф о многозадачности: к чему приводит стремление успевать все», Дейв Креншоу. Вы узнаете, как многозадачность снижает эффективность работы, портит отношения с коллегами и близкими людьми. Получите практические советы и методики, которые помогут вам сосредоточивать свое внимание на текущей задаче или на собеседнике.
  • «Мой продуктивный год», Крис Бели. Автор книги провел эксперимент длиною в год, во время которого проверил на себе все известные методики эффективности и приемы повышения продуктивности. Он работал по 90 часов в неделю, каждый день медитировал по 30 минут, месяц пил только воду, пользовался смартфоном не больше часа в день и пытался жить в полной изоляции. В результате он отобрал 25 способов повышения продуктивности, которые помогли ему самому.
  • «Как работать 4 часа в неделю», Тимоти Феррис. Автор рассказывает, как отказаться от «синдрома отложенной жизни» и научиться жить здесь и сейчас, управляя временем на свое усмотрение.

Видео

Брайан Трейси, мировой эксперт в области психологии успеха, говорит о привычках успешных людей и дает приемы, которые помогут внедрить их в свою жизнь, повысить продуктивность и добиваться высоких целей.

5. Привычки успешных людей. Брайан Трейси

Ведущая YouTube-канала и подкастов «Лайхакера» Ирина Рогава рассказывает, как Илону Маску удается быть продуктивным и оставаться в ресурсе. Из видео вы узнаете, почему Илон не завтракает, не любит сложные коммуникации и уходит с совещаний.

Секрет продуктивности Илона Маска

Серийный предприниматель, сооснователь проектов KupiVIP.ru, Carprice и CarFix Оскар Хартманн делится советами, как победить сомнения и страх и успевать больше.

КАК ВСЁ УСПЕТЬ? Одно правило и Три провала Оскара Хартманна / Оскар Хартманн

А из следующих видео видео вы узнаете, что происходит, когда мы работаем в состоянии потока и что сделать, чтобы создать то самое состояние.

ПОТОК. Инструкция к абсолютной продуктивности
ИДЕАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ ДЛЯ ПОТОКА. Часть 2

О том, как же организовать свою работу, упорядочить задачи и успевать важное, мы писали в статье «Как организовать работу онлайн-школы с помощью Trello».

Добавить комментарий