Как организовать работу онлайн-школы с помощью Трелло

Обзор возможностей Трелло для организации работы и управления онлайн-школой. Создаем доски управления блогом и запуском продукта.

Содержание

Как организовать работу онлайн-школы в Trello: обзор структуры и возможностей
Настройка доски в Trello
Настройка списков
Настройка карточек
Как контролировать сроки и процессы
Полезные хитрости для работы в Trello
Бонус: шаблон доски для запуска онлайн-марафона

Когда проект растет, команда увеличивается, а задач становится все больше, встает вопрос, как управлять и контролировать процессы. Для небольших проектов отлично подходит бесплатный сервис по работе с проектами Trello.

В основе Трелло лежит методология kanban, основной принцип которой «точно в срок». Канбан-доски — это визуализация рабочего процесса, чтобы каждый в любой момент мог посмотреть, на каком этапе находится та или иная задача. На виртуальных досках Trello используют списки (этапы) и карточки (задачи), которые «перетаскивают» из списка в список для отслеживания процесса. Если у вас сложности с тем, чтобы создать доску с нуля — можно воспользоваться шаблонами и адаптировать под свой проект.

Трелло удобен своей доступностью:

Сервис условно бесплатный — все базовые функции доступны сразу после регистрации, как для личного использования, так и для команд.
Весь функционал Trello русифицирован, но шаблоны и некоторые инструкции англоязычные.
Сервис доступен на разных платформах, можно пользоваться web-версией, приложением на смартфоне, десктопе или Mac, но для работы необходим интернет.

Платные аккаунты дают преимущества.

Например, Trello Gold — для личного использования — позволяет добавить больше улучшений к доскам, использовать дополнительные стикеры, пользовательский фон и загружать более тяжелые файлы. Стоимость Trello Gold от $3.75 в месяц при оплате за год. За каждого приглашенного в Трелло пользователя можно получить месяц премиум-подписки.

Тариф «Бизнес-класс» для команд позволяет создавать неограниченное количество командных досок, подключать неограниченное число улучшений, настраивать различный уровень доступа к доскам для каждого члена команды. Стоимость «Бизнес-класса» $119.99 в год за каждого члена команды, есть 14-дневный пробный период.

Как организовать работу онлайн-школы в Trello: обзор структуры и возможностей

Для совместной работы вам нужно создать в Трелло команду и добавить участников. Для каждой команды можно создать свои доски — в зависимости от ваших задач. Это могут быть доски:

для управления контентом — ведение блога и рассылки;
календарь запусков и расписание занятий;
данные команды — контакты, график отпусков и т. д.;
доски по отдельным проектам — запуск продукта;
CRM — с интеграцией сервиса.

В бесплатной версии у команды может быть до 10 активных досок, неактуальные доски можно закрыть и открыть новые.

Настройка доски в Trello

Каждую доску в Трелло можно настроить под конкретный процесс. Начиная от внешнего оформления и количества списков для контроля этапов работы, заканчивая интеграцией с различными сервисами.

В бесплатной версии можно добавить одно приложение для интеграции на каждую доску. В платной версии Gold можно выбрать 3 сервиса для интеграции (работает и для досок команды), в «Бизнес-классе» количество улучшений не ограничено. А вот разграничить права доступа для команды можно только на платном аккаунте, в бесплатном варианте каждый член команды имеет права администратора на доске.

Самые используемые улучшения:

Google Drive;
Slack;
Календарь;
Dropbox;
Ограничение для колонок (лимит карточек в списке);
Поля пользователя (полезно для CRM).

Так выглядят карточки в календаре, удобно использовать, например, для расписания занятий на курсе

Настройка списков

Списки в Trello обычно отражают этапы работы. На каждой доске вы можете создать списки, которые помогут контролировать рабочий процесс. Самый простой вариант — отсортировать задачи по этапам «сделать», «в работе» и «готово». Но на самом деле этапов может быть сколько угодно — в Трелло нет ограничений по количеству списков или карточек в них. Благодаря этому можно создавать доски под абсолютно любые задачи.

Например, доска «Календарь запусков» в онлайн-школе может содержать такие списки: в планах, проводим, провели, отложили.

А вот более сложная организация: работа с блогом онлайн-школы →

трелло

Каждая карточка проходит по определенным этапам работы и перемещается из одного списка в другой:

задачи авторам — список всех материалов, над которыми работают авторы;
на проверку редактору — написанные материалы отправляются на проверку редактору;
корректорам — если редактор не вычитывает материалы на ошибки и опечатки, то эту задачу выполняют корректоры;
верстка — после проверки редактором и корректором материал поступает на верстку, в некоторых проектах эту задачу может выполнять автор или редактор, а может отдельный специалист;
опубликованные — готовые материалы.

Как вы могли заметить, этапы нужно настраивать под ваш проект. Если у вас есть дизайнер, который будет рисовать, например, обложки к публикациям, то на доске появится еще один список. А если какие-то функции совмещает один человек, то какие-то списки будут неактуальны для вашего проекта.

Настройка карточек

Для того чтобы поставить задачу любому члену команды, в соответствующем списке нужно создать карточку-задачу, после чего:

описать задачу — добавить текст, чек-листы или документы и ссылки;
назначить исполнителей — указанные участники будут получать напоминания и уведомления о сроках, изменениях и комментариях;
поставить срок;
можно добавить метки, обложку для карточки или стикеры.

В каждом списке может быть сколько угодно карточек, задачи в которых также можно при необходимости дробить на этапы с помощью чек-листов. Например, если задача включает себя какие-то подпункты →

трелло

Подробное описание процесса работы над статьей значительно упрощает работу с большим количеством контента. В платной версии к каждому пункту чек-листа также можно добавить участника и дедлайн.

Как контролировать сроки и процессы

Канбан предполагает четкое соблюдение сроков. В Trello есть несколько вариантов отслеживания процесса: списки, соответствующие определенному этапу работы, а также четкие дедлайны — дата и время, к которому каждая задача должна быть выполнена.

Чтобы не пропустить уведомления о сроках и изменениях вы можете: добавить участника в карточку, подписаться на карточку или подписаться на определенный список. Уведомления приходят в самом Trello или на почту — зависит от ваших настроек.

Кроме того, при указанных сроках на самой карточке вы увидите метку со сроком:

метка без фона — если до дедлайна еще далеко;
желтая метка — срок скоро истекает;
красная метка — дедлайн просрочен;
зеленая метка — задача завершена.

Подпишитесь на список с вашими задачами и получайте уведомления, когда там появится новая карточка

Полезные хитрости для работы в Trello

Все ваши задачи на отдельной доске

Если вы участвуете в нескольких досках, то отслеживать свои задачи может быть сложновато. Скопируйте карточки на свою личную доску, добавьте исходные карточки во вложение, чтобы не забыть отметить изменения для команды, — и работайте по своим задачам.

Пользуйтесь горячими клавишами

Некоторыми функциями Trello можно пользоваться, нажав всего одну горячую клавишу — нажмите Q и увидите на доске только свои задачи. Полезно, когда задач и исполнителей много.

Превращайте пункт из чек-листа в карточку

Некоторые пункты из чек-листа могут превратиться в самостоятельную задачу. Преобразуйте их в карточки и настройте соответствующим образом. Особенно незаменимой эта функция становится, когда вам нужно добавить дополнительную информацию по отдельному пункту.

Создавайте задачи и отвечайте на комментарии с помощью email

Создавать задачи можно прямо из почтового ящика. Включите эту функцию в настройках доски, настройте список, куда будут поступать эти задачи, и отправляйте или пересылайте письма в Trello. В этом случае: